Kanzleien bearbeiten täglich vertrauliche Unterlagen unterschiedlichster Art. Mandantendaten umfassen beispielsweise Adressen, Verträge, Finanzunterlagen oder strategische Dokumente. Der digitale Arbeitsalltag erleichtert den Zugriff auf diese Informationen, erhöht aber gleichzeitig die Verantwortung für deren Schutz. Kanzleien sind nämlich in der Pflicht, die Daten geordnet zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Vorgänge jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Strukturierte Verwaltung von Informationen
Eine klare Organisation der Mandantendaten erleichtert die tägliche Arbeit. Mitarbeiter sollten deshalb Dokumente in gut definierten Ordnerstrukturen speichern und Akten mit Schlagworten versehen, damit sie bei Bedarf schnell gefunden werden. Zudem ist eine regelmäßige Prüfung der Vollständigkeit der Unterlagen erforderlich. Digitale Systeme unterstützen die Mitarbeiter bei genau dieser Art der Kontrolle und der Bearbeitung von Aufgaben. Zusätzlich erleichtern sie das Teilen von Informationen innerhalb der Kanzlei und stellen sicher, dass Unterlagen schnell den richtigen Personen zur Verfügung stehen.
Effiziente Abläufe verhindern letztlich, dass Dokumente unauffindbar bleiben oder versehentlich an falsche Personen gelangen. Mit einem klar strukturierten Vorgehen lässt sich außerdem der digitale Workflow so gestalten, dass er Zeit spart und gleichzeitig die Verantwortung für Mandantendaten gewährleistet.
Diese Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Schritte und deren Bedeutung für eine strukturierte und sichere Datenablage.
| Maßnahme | Beschreibung | Wichtigkeit |
| Dokumentenstruktur | Dokumente in klar definierten Ordnerstrukturen ablegen | Erhöht die Auffindbarkeit und Übersichtlichkeit |
| Zugriffsrechte | Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter festlegen und regelmäßig überprüfen | Schützt vor unbeabsichtigtem Zugriff |
| Verschlüsselung | Verschlüsselte Ablage von Dokumenten und Kommunikation | Sichert sensible Informationen |
| Backups | Regelmäßige Backups der Daten anfertigen | Verhindert Datenverlust |
| Schulung des Teams | Regelmäßige Schulungen zur sicheren Handhabung von Mandantendaten | Verhindert Fehler und Datenver |
Sicherheit bei der digitalen Ablage
Mandantendaten bleiben geschützt, wenn Zugriffsrechte klar definiert sind und Dokumente verschlüsselt abgelegt werden. Jeder Zugriff wird des Weiteren protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, wer welche Akten bearbeitet hat.
Zusätzlich sollten Mitarbeiter regelmäßige Backups machen, um Datenverluste zu vermeiden. Für die Datenabsicherung reicht es allerdings nicht aus, nur regelmäßige Speicherungen vorzunehmen und auf sichere Passwörter zu setzen. Kombinationen aus einem eingeschränkten Zugriff und regelmäßiger Kontrolle der Systeme bilden hingegen die Grundlage für einen sicheren Umgang mit sensiblen Informationen.
Zugriffsrechte klar definieren
Zugriffsrechte bestimmen, welcher Mitarbeiter welche Daten einsehen oder bearbeiten darf. Verantwortliche legen die Zugriffsrechte deshalb idealerweise nach Aufgabenbereichen fest und passen sie bei Veränderungen an. Die Kontrolle über die Zugriffsrechte schützt vor unbeabsichtigten Fehlern, zum Beispiel wenn ein Dokument versehentlich bearbeitet oder weitergegeben wird. Klare Regeln für interne Abläufe verhindern außerdem, dass vertrauliche Informationen überhaupt erst an Unbefugte gelangen.
Digitale Kommunikation absichern
Mitarbeiter kommunizieren heute häufiger über E-Mail oder digitale Plattformen. Jede Nachricht mit vertraulichen Informationen sollte daher verschlüsselt versendet werden.
Vor dem Teilen gilt es, den Empfänger und den Kanal sorgfältig zu prüfen. Eine klare Trennung von internen und externen Kanälen erhöht dabei die Sicherheit und reduziert Missverständnisse. Schon kleine Unachtsamkeiten bei der Kommunikation führen mitunter zu Informationsverlusten, weshalb Sicherheitsregeln konsequent umgesetzt werden sollten.
Schulung und Sensibilisierung im Team
Regelmäßige Schulungen helfen dem Team, sensible Informationen sicher zu behandeln und Risiken im Umgang mit Mandantendaten zu vermeiden. Jeder Mitarbeiter erhält deshalb Hinweise zum Umgang mit sensiblen Informationen und zu sicheren Passwörtern. Obendrein lernen die Mitarbeiter, verdächtige Nachrichten zu erkennen und richtig zu reagieren, um Datenverluste oder Sicherheitsvorfälle zu verhindern. Wiederholte Übungen und kurze Hinweise im Alltag stärken dabei das Bewusstsein für den Schutz der Daten und für geltende gesetzliche Vorgaben.
Arbeitsprozesse effizient gestalten
Digitale Arbeitsprozesse eröffnen Möglichkeiten, Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig die Datenintegrität zu erhalten. Dokumente durchlaufen dazu klar definierte Bearbeitungsschritte und Aufgaben werden nach Dringlichkeit sowie Verantwortlichkeit verteilt. Mitarbeiter sollten zudem regelmäßig überprüfen, ob die genutzten Systeme aktuell sind und kleine Anpassungen vornehmen, damit die Abläufe reibungslos funktionieren. Ein gut geordneter Prozess verhindert schließlich Doppelarbeit und minimiert Fehler im Umgang mit sensiblen Mandantendaten.
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Jede Änderung an den Akten sollte im Rahmen einer detaillierten Dokumentation festgehalten werden. Mitarbeiter erkennen so auf einen Blick, wer welche Aktion durchgeführt hat und wann diese erfolgt ist. Protokolle dienen nicht nur der Übersicht, sie schaffen auch Transparenz über alle Arbeitsschritte im Kanzleialltag, sodass Abläufe nachvollziehbar bleiben. Das ist ausschlaggebend, wenn externe Stellen Einblick benötigen, wie zum Beispiel bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder bei internen Audits. Die Dokumentation umfasst typischerweise folgende Punkte.
- Jede Bearbeitung eines Dokuments wird registriert, einschließlich Datum, Uhrzeit und ausführendem Mitarbeiter
- Neue Versionen werden angelegt, sodass frühere Inhalte jederzeit wiederherstellbar sind
- Aufzeichnungen darüber, wer auf welche Akte zugegriffen hat, verhindern unbemerkte Eingriffe und erleichtern die Kontrolle
- Mitarbeiter hinterlassen Hinweise zu vorgenommenen Änderungen, damit Kollegen den Kontext verstehen
- Abgeschlossene Dokumente werden sicher archiviert, bleiben aber bei Bedarf abrufbar, sodass die Historie nachvollziehbar ist
Diese Maßnahmen gewährleisten, dass Mandantendaten jederzeit überprüfbar und revisionssicher sind. Mitarbeiter nutzen die Dokumentation außerdem, um Arbeitsprozesse zu optimieren, denn Lücken in der Ablage oder wiederkehrende Fehler lassen sich anhand der Aufzeichnungen leichter erkennen und gezielt beheben. So entsteht eine klare, transparente Struktur, die den digitalen Kanzleialltag zuverlässig unterstützt.
Notfallpläne vorbereiten
Selbst bei größter Sorgfalt lassen sich plötzlich auftretende Notfälle nicht vollständig ausschließen. Das zuständige Team sollte daher Notfallpläne bereitstellen, um im Ernstfall Daten wiederherzustellen oder den Zugriff zu kontrollieren. Regelmäßige Tests der Pläne helfen ebenfalls, Schwachstellen zu erkennen. So bleibt die Kanzlei handlungsfähig und Mandantendaten bleiben geschützt, auch wenn unerwartete Situationen auftreten.
Verantwortung im Alltag verankern
Die tägliche Verantwortung zeigt sich schon in kleinen Entscheidungen. Die sorgfältige Ablage und die verschlüsselte Kommunikation sichern zum Beispiel den Schutz der Mandantendaten im Alltag. Gleichzeitig garantieren die genaue Überprüfung von Berechtigungen und die Schulung des Teams, dass alle Abläufe korrekt und sicher umgesetzt werden.